deskONE Ι GET NEW WORK DONE

Die besten Funktionen für Admins

Arbeitsplatz- und Raumbuchungssoftware, die wirklich zu jedem Unternehmen passt.

Desk Sharing Funktionen

Unternehmenslogo vergeben

Passen Sie deskONE individuell an Ihr Unternehmen an

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, Ihr Unternehmenslogo im Buchungstool zu hinterlegen und so die Plattform an das Corporate Design Ihres Unternehmens anzupassen. Verleihen Sie der Benutzeroberfläche eine persönliche Note und sorgen Sie für einen einheitlichen Markenauftritt, der Ihre Mitarbeiter direkt anspricht. Mit nur wenigen Klicks ist Ihr Logo integriert und sichtbar in deskONE, was die Wiedererkennung stärkt und die Benutzerfreundlichkeit erhöht.

Userverwaltung

Mehrsprachigkeit

Passen Sie die Spracheinstellungen an Ihre Nutzer an

Im Buchungstool können alle Nutzer individuell festlegen, ob sie die Plattform auf Deutsch oder Englisch verwenden möchten. Diese Mehrsprachigkeitsfunktion bietet jedem User die Möglichkeit, die Sprache nach seinen persönlichen Vorlieben anzupassen, was die Nutzererfahrung deutlich verbessert. So stellen Sie sicher, dass die Plattform sowohl für deutsch- als auch englischsprachige Mitarbeiter optimal zugänglich ist und den unterschiedlichen Bedürfnissen Ihres Teams gerecht wird.

Anbindung an externe Tools

Integrieren Sie das Buchungstool nahtlos in Ihre gewohnten Anwendungen

Als Administrator können Sie deskONE mit externen Anwendungen verbinden, um den Workflow für Ihre Nutzer zu optimieren. Mit der Graph API haben Sie die Möglichkeit, Raumpostfächer zu synchronisieren, wodurch Buchungen automatisch in MS Outlook angezeigt werden und auch die Anbindung an Displays ermöglicht wird.

Dank der MS 365 App lässt sich deskONE direkt in vertraute Tools wie MS Teams, Outlook und andere MS 365 Apps integrieren. So nutzen Ihre Mitarbeiter das Buchungssystem in ihrer gewohnten Umgebung, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

Mit der Entra ID-Anbindung wird es noch einfacher, Nutzer automatisch hinzuzufügen, wodurch die Verwaltung der Benutzerkonten weiter vereinfacht wird. Nutzen Sie zudem den Single-Sign-On (SSO) für eine schnelle und einfache Anmeldung in deskONE.

Schnittstelle
Standorte

Standortverwaltung

Verwalten Sie Ihre Standorte, Ebenen und Elemente eigenständig

Mit der Standortverwaltung haben Sie volle Kontrolle über die Verwaltung Ihrer Standorte – und das ganz ohne externe Hilfe (obwohl wir Ihnen bei Bedarf gerne zur Seite stehen!). Sie können neue Standorte, Ebenen und Elemente einfach selbst anlegen und individuell verwalten.

Darüber hinaus können Sie spezifische Merkmale für bestimmte Elemente definieren und vergeben, um eine maßgeschneiderte Nutzung und gezielte Buchung zu ermöglichen. So passen Sie deskONE optimal an Ihre Anforderungen an und behalten jederzeit den Überblick über Ihre Standorte.

Nutzer- und Gruppenverwaltung

Verwalten Sie Nutzer und Gruppen effizient und rollenbasiert

Mit der Nutzer- und Gruppenverwaltung haben Sie als Administrator die volle Kontrolle über die Zuweisung von Rollen und Rechten innerhalb des Buchungstools. Laden Sie neue Nutzer ein und vergeben Sie eine von drei Rollen:

• Nutzer: Darf Buchungen vornehmen
• Verwalter: Kann zusätzlich Standorte und Merkmale verwalten
• Besitzer: Hat darüber hinaus die Berechtigung, Nutzer, Abos und Unternehmensinformationen zu verwalten

Sie können jederzeit die Rollen von Nutzern anpassen, sie einfach aus dem System entfernen oder sie bequem über Entra ID einladen.

Darüber hinaus können Sie Gruppen erstellen und Personen zuordnen. Diese Gruppen lassen sich auf dem Dashboard anzeigen, sodass Sie auf einen Blick sehen, wer Teil der Gruppe ist und wo sich die Kollegen aus der ausgewählten Abteilung im Büro befinden. So wird die Zusammenarbeit und Teamplanung noch effizienter.

Userverwaltung
Auslastung

Auslastungsanalyse

Treffen Sie fundierte Entscheidungen durch detaillierte Auswertungen

Die Auslastungsfunktion bietet Ihnen aussagekräftige Auswertungen mit einem umfassenden Überblick über alle buchbaren Elemente an Ihren Standorten. Diese Daten helfen Ihnen, gezielte standortbezogene Entscheidungen zu treffen und die Nutzung Ihrer Ressourcen zu optimieren.

Mithilfe einer Heatmap können Sie die Auslastung jedes einzelnen Elements genau nachverfolgen. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Elemente übermäßig viel gebucht werden und welche zu wenig genutzt sind. Diese Erkenntnisse ermöglichen es Ihnen, Maßnahmen zur besseren Verteilung und Effizienzsteigerung zu ergreifen.

Verwalteransicht

Behalten Sie die Buchungen Ihrer Nutzer im Blick

In der Verwalteransicht haben Sie als Administrator oder Verwalter die Möglichkeit, die Buchungen Ihrer Nutzer effizient zu verwalten. Sie können bestehende Buchungen bei Bedarf bearbeiten oder löschen, um schnell auf Änderungen oder Anpassungen reagieren zu können.

Diese Funktion gibt Ihnen die Kontrolle, die Buchungsabläufe Ihrer Nutzer reibungslos zu steuern und sorgt für eine optimale Verwaltung der Ressourcen an Ihren Standorten.

Userverwaltung

Check-in Funktion verwalten

Mehr Kontrolle über die Nutzung von Buchungen

Als Admin können Sie die Check-in Funktion aktivieren, um sicherzustellen, dass gebuchte Elemente nur bei rechtzeitigem Check-in verbindlich vergeben werden. Definieren Sie den Zeitraum, in dem der Check-in erfolgen muss: Erfolgt der Check-in pünktlich, wird die Buchung bestätigt und das Element bleibt gebucht. Wenn der Check-in ausbleibt, wird das Element automatisch freigegeben und die Buchung gelöscht, sodass es für andere Nutzer verfügbar wird.

Nutzer erhalten zum Beginn des Check-in-Zeitraums eine automatische E-Mail mit einem direkten Check-in-Link. So wird die Funktion effizient genutzt, und die Buchungsverwaltung bleibt flexibel und einfach steuerbar.

Displays für Besprechungsräume

Visualisieren und verwalten Sie Buchungen direkt am Raum

Mit der Display-Anbindung von deskONE können Sie Buchungen für Besprechungsräume auf Displays visualisieren und direkt vor Ort verwalten. Dank der neuen Schnittstelle per Graph-API werden die Buchungen vollautomatisiert auf den Displays angezeigt, sodass alle Nutzer sofort erkennen können, ob ein Raum verfügbar ist oder belegt.

Durch die Touch-Funktionalität der Displays lassen sich Buchungen direkt am Raum schnell und unkompliziert durchführen. Die Konfiguration ist einfach: Verbinden Sie das Display und das entsprechende Raumpostfach in den Einstellungen, um eine nahtlose Buchungsanzeige zu gewährleisten. So wird die Raumverwaltung noch effizienter und benutzerfreundlicher.

Startklar in 10 Minuten

Produktiv in weniger als 30 Minuten

Desksharing in 10 Minuten